Die meisten Probleme in Software- und Webprojekten entstehen nicht beim Programmieren, sondern davor: unklare Anforderungen, fehlende Inhalte, unaufgeräumte Daten oder offene Fragen zum Datenschutz. Die gute Nachricht: Vieles davon lässt sich mit etwas Vorbereitung vermeiden. Die folgenden Checklisten helfen dir, an die wichtigen Punkte zu denken – egal, ob du eine neue Software, eine Automatisierung oder eine Webseite planst. Du musst nicht jeden Punkt perfekt beantworten können. Schon die Auseinandersetzung mit den Fragen macht dein Projekt planbarer.
Checkliste 1: Anforderungen klären
Die wichtigste Vorbereitung für jedes Softwareprojekt. Je klarer du beschreiben kannst, was die Lösung leisten soll, desto genauer wird das Angebot und desto weniger Überraschungen gibt es später.
Anforderungen
- Das Problem ist in zwei bis drei Sätzen beschrieben: Was läuft heute schlecht?
- Das Ziel ist konkret formuliert: Woran merken wir, dass die Lösung funktioniert?
- Der heutige Ablauf ist Schritt für Schritt aufgeschrieben
- Es ist klar, wer die Software nutzen wird und welche Rollen es gibt
- Die wichtigsten Funktionen sind aufgelistet und in „muss“, „soll“ und „kann“ eingeteilt
- Sonderfälle und Ausnahmen sind gesammelt
- Vorhandene Systeme, mit denen Daten ausgetauscht werden sollen, sind benannt
- Es gibt Beispieldateien, Formulare oder Screenshots des heutigen Stands
- Die Geräte sind geklärt: Büro-PC, Tablet, Smartphone, offline-fähig?
- Ein grober Zeitrahmen und ein Budgetrahmen sind festgelegt
- Eine Ansprechperson im Unternehmen ist benannt, die Entscheidungen treffen kann
Die Einteilung in „muss“, „soll“ und „kann“ ist besonders hilfreich: Sie macht es leicht, eine erste Version auf das Wesentliche zu beschränken. Beschreibe Funktionen dabei möglichst aus Sicht der Nutzer, etwa „Die Bürokraft sieht alle offenen Aufträge der Woche auf einen Blick“ – das ist verständlicher als technische Begriffe und lässt Raum für die beste Umsetzung. Mehr zu Kostentreibern findest du im Artikel Was kostet individuelle Softwareentwicklung?.
Checkliste 2: Webseiten-Relaunch vorbereiten
Bei einer Neugestaltung geht es nicht nur um ein frisches Design. Wichtig ist, dass bestehende Besucher, Suchmaschinen-Platzierungen und Inhalte nicht verloren gehen.
Webseiten-Relaunch
- Ziele der neuen Seite sind definiert: mehr Anfragen, Bewerbungen, bessere Information?
- Die Zielgruppen und ihre wichtigsten Fragen sind beschrieben
- Alle bestehenden Seiten sind aufgelistet, inklusive Adressen
- Es ist entschieden, welche Inhalte bleiben, überarbeitet oder gelöscht werden
- Für geänderte Adressen sind Weiterleitungen geplant
- Seiten, über die heute die meisten Besucher kommen, sind bekannt – sofern Auswertungen vorliegen
- Texte und Bilder sind vorhanden oder es ist geklärt, wer sie erstellt
- Die Nutzungsrechte an Bildern, Schriften und Logos sind geklärt
- Logo, Farben und Schriften liegen in geeigneter Qualität vor
- Zugangsdaten zu Domain, Hosting und Redaktionssystem sind auffindbar
- Es ist geklärt, wer die Seite nach dem Livegang pflegt
- Benötigte Funktionen sind aufgelistet: Formulare, Terminbuchung, Mehrsprachigkeit
Besonders wichtig sind die Weiterleitungen: Wenn sich Adressen ändern und alte Links ins Leere führen, verlierst du Besucher aus Suchmaschinen, Lesezeichen und Verlinkungen anderer Seiten. Eine einfache Liste mit alter und neuer Adresse je Seite reicht als Grundlage. Weitere Hinweise findest du unter Website-Relaunch und im Artikel Was kostet eine professionelle Unternehmenswebseite?.
Checkliste 3: Datenübernahme planen
Alte Daten in ein neues System zu übernehmen, wird häufig unterschätzt. Eine saubere Vorbereitung spart viel Aufwand und verhindert, dass alte Fehler in die neue Lösung wandern.
Datenübernahme
- Alle Datenquellen sind bekannt: Tabellen, alte Programme, Ordner, E-Mail-Postfächer
- Es ist entschieden, welche Daten übernommen werden und welche nicht
- Veraltete Datensätze sind archiviert oder gelöscht, soweit zulässig
- Dubletten sind identifiziert und zusammengeführt
- Schreibweisen sind vereinheitlicht, etwa bei Anreden, Ländern oder Einheiten
- Pflichtfelder sind definiert und fehlende Werte ergänzt
- Eine Beispieldatei mit echten Strukturen liegt dem Dienstleister vor
- Es gibt einen Testimport, der gemeinsam geprüft wird
- Eine Sicherung des alten Datenbestands ist erstellt
- Ein Stichtag für die finale Übernahme ist festgelegt
Plane für die Datenbereinigung ausreichend Zeit ein und überlege, wer im Betrieb sie übernimmt. Nur deine Mitarbeitenden können beurteilen, ob zwei ähnliche Einträge tatsächlich derselbe Kunde sind oder ob ein alter Datensatz noch gebraucht wird. Diese Arbeit lässt sich teilweise automatisch unterstützen, aber selten vollständig auslagern.
Checkliste 4: Abnahme und Übergabe
Bevor eine Lösung live geht, sollte sie gründlich geprüft werden – von den Menschen, die sie später nutzen. Eine klare Abnahme schützt beide Seiten.
Abnahme und Übergabe
- Alle vereinbarten Funktionen sind anhand der Anforderungsliste geprüft
- Typische Alltagsfälle und wichtige Sonderfälle wurden durchgespielt
- Die Lösung wurde auf allen vorgesehenen Geräten und Browsern getestet
- Gefundene Fehler sind dokumentiert, priorisiert und behoben
- Benutzerrollen und Rechte wurden mit verschiedenen Konten getestet
- Die importierten Daten wurden stichprobenartig kontrolliert
- Eine kurze Anleitung oder Einweisung für das Team ist vorhanden
- Zugangsdaten, Dokumentation und gegebenenfalls Quellcode sind übergeben
- Backups sind eingerichtet und eine Wiederherstellung wurde getestet
- Ansprechpartner und Reaktionszeiten für Support sind vereinbart
- Laufende Kosten für Hosting und Wartung sind bekannt
Nimm dir für die Abnahme bewusst Zeit und lass mehrere Personen testen, die unterschiedlich arbeiten. Fehler, die vor dem Livegang auffallen, sind schnell behoben; Fehler im laufenden Betrieb verursachen dagegen Rückfragen, Nacharbeit und Frust. Wie eine Betreuung nach dem Livegang aussehen kann, beschreiben wir unter Wartung & Support.
Checkliste 5: Datenschutz vorbereiten
Datenschutz sollte von Anfang an mitgedacht werden, nicht erst kurz vor dem Livegang. Die folgende Liste hilft dir, die richtigen Fragen zu stellen. Sie ersetzt keine Rechtsberatung – für die rechtliche Bewertung solltest du fachkundigen Rat einholen.
Der wichtigste Grundsatz ist Datensparsamkeit: Jedes Feld, das nicht erfasst wird, muss auch nicht geschützt, gepflegt und irgendwann gelöscht werden. Frag bei jeder geplanten Angabe, ob sie für den Zweck wirklich nötig ist.
Datenschutz-Vorbereitung
- Es ist aufgelistet, welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden
- Für jede Datenart ist klar, wofür sie gebraucht wird – nicht benötigte Daten werden nicht erhoben
- Der Hosting-Standort ist bekannt und dokumentiert
- Mit Dienstleistern, die Daten im Auftrag verarbeiten, ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) geplant
- Eingebundene externe Dienste sind aufgelistet und geprüft
- Zugriffsrechte folgen dem Prinzip „so wenig wie nötig“
- Lösch- und Aufbewahrungsfristen sind geklärt
- Es ist festgelegt, wie Auskunfts- oder Löschanfragen bearbeitet werden
- Die Datenschutzerklärung wird angepasst und rechtlich geprüft
- Falls vorhanden, ist die zuständige Person für Datenschutz eingebunden
Was du von deinem Dienstleister erwarten kannst
Du musst nicht alle Fragen allein lösen. Ein guter Dienstleister hilft dir dabei, Anforderungen zu schärfen, und weist auf Punkte hin, an die du nicht gedacht hast. Achte im ersten Gespräch darauf, ob:
- Rückfragen zu deinen Abläufen gestellt werden, statt sofort eine fertige Lösung zu präsentieren
- offen gesagt wird, was nicht im Angebot enthalten ist
- auf laufende Kosten, Wartung und Datenschutz von sich aus eingegangen wird
- eine kleinere erste Version vorgeschlagen wird, wenn das sinnvoll ist
- klar geregelt ist, wem Quellcode, Inhalte und Daten gehören
Fazit: Vorbereitung ist der beste Kostenhebel
Eine gute Vorbereitung macht Projekte schneller, günstiger und entspannter. Du musst nicht jede Frage allein beantworten – aber wenn du die wichtigsten Punkte durchdacht hast, kann dein Dienstleister ein genaueres Angebot machen und Risiken früh erkennen. Einen Überblick über den gesamten Weg zur Digitalisierung gibt unser Digitalisierungsratgeber für KMU.
Wenn du deine ausgefüllten Checklisten direkt in ein Gespräch einbringen möchtest, nutze gern Projekt anfragen.