Planung ohne Whiteboard-Chaos
Mitarbeiter- und Einsatzplanung, die den Alltag erleichtert
Wer wann wo arbeitet, ist in vielen Betrieben eine tägliche Puzzlearbeit. Wir entwickeln Einsatz- und Schichtplanungen, die deine Regeln kennen – von Qualifikationen über Urlaub bis zu Fahrzeiten – und dem Team den aktuellen Plan direkt aufs Smartphone bringen.
Typische Herausforderungen
Welche Probleme wir damit lösen
- 1
Planung hängt an einer Person
Nur die Chefin oder der Disponent kennt alle Regeln – fällt sie oder er aus, wird es schwierig.
- 2
Ständige Änderungen
Krankmeldungen und Eilaufträge werfen den Plan um, und alle müssen einzeln informiert werden.
- 3
Überblick über Urlaub und Stunden fehlt
Wer wann frei hat und wie viele Stunden schon gearbeitet wurden, steht in verschiedenen Listen.
- 4
Qualifikationen werden übersehen
Ein Einsatz wird jemandem zugeteilt, dem die nötige Schulung oder Berechtigung fehlt.
- 5
Papierpläne und Messengergruppen
Pläne hängen am Schwarzen Brett oder werden fotografiert und verschickt – Versionen geraten durcheinander.
Einsatzplanung oder Schichtplanung – was brauchst du?
Beides klingt ähnlich, folgt aber unterschiedlicher Logik. Bei der Schichtplanung geht es darum, feste Zeitfenster an einem Ort zu besetzen – typisch für Gastronomie, Einzelhandel oder Produktion. Bei der Einsatzplanung werden Menschen Aufträgen, Kunden oder Baustellen zugeordnet, oft mit wechselnden Orten, Fahrzeugen und Material.
Viele Betriebe brauchen eine Mischung aus beidem. Standardprogramme decken meist nur eine Seite gut ab. Eine individuelle Lösung kann genau die Regeln abbilden, nach denen bei dir heute schon geplant wird – nur schneller, übersichtlicher und ohne dass alles am Wissen einer einzigen Person hängt.
Regeln, die die Software kennt
Gute Planung berücksichtigt mehr als freie Zeitfenster. Wer hat die nötige Qualifikation oder Schulung? Wer ist im Urlaub oder krank gemeldet? Welche Ruhezeiten müssen eingehalten werden, und wer hat diese Woche schon viele Stunden? Solche Regeln lassen sich in der Software hinterlegen, damit sie beim Planen Hinweise gibt oder Konflikte sichtbar macht.
Wichtig: Die Software unterstützt die Planung, sie ersetzt nicht die Verantwortung für arbeitsrechtliche Vorgaben. Welche Regeln konkret gelten, legst du fest – wir sorgen dafür, dass sie im Werkzeug zuverlässig geprüft und angezeigt werden.
Auf Wunsch kann die Software auch Vorschläge machen, etwa wer für einen Einsatz in Frage kommt. Die Entscheidung bleibt bei dir.
Das Team immer auf dem aktuellen Stand
Ein Plan ist nur so gut wie seine Kommunikation. Mitarbeitende sehen ihren Plan mobil im Browser, werden über Änderungen benachrichtigt und können – wenn gewünscht – Verfügbarkeiten, Urlaubswünsche oder Tauschanfragen direkt eintragen. Das spart Telefonate und WhatsApp-Gruppen voller Rückfragen.
Zusätzlich lassen sich Arbeitszeiten oder Einsatzberichte erfassen und mit dem Plan abgleichen. Mehr zur Verknüpfung solcher Abläufe findest du auf der Seite Geschäftsprozesse automatisieren.
Möglichkeiten
Welche Funktionen möglich sind
Du entscheidest, was du brauchst. Diese Bausteine sind typisch – kombinierbar und erweiterbar.
Planungsansicht
Tages-, Wochen- und Monatsansicht per Drag-and-drop, also durch einfaches Ziehen mit der Maus.
Qualifikationen und Rollen
Hinterlegte Fähigkeiten, Schulungen und Berechtigungen je Person.
Abwesenheiten
Urlaub, Krankheit und Weiterbildung zentral erfassen und beim Planen berücksichtigen.
Konflikthinweise
Warnungen bei Doppelbelegungen, fehlenden Qualifikationen oder hinterlegten Zeitregeln.
Mobile Ansicht fürs Team
Jeder sieht den eigenen Plan auf dem Smartphone, inklusive Adresse und Notizen.
Benachrichtigungen
Automatische Hinweise bei Planänderungen.
Verfügbarkeiten und Tauschwünsche
Mitarbeitende tragen Wünsche ein, die Planung entscheidet.
Zeiterfassung und Export
Geleistete Stunden erfassen und für die Lohnabrechnung bereitstellen.
Vorteile
Was dein Unternehmen davon hat
Weniger Planungsaufwand
Regeln und Abwesenheiten sind hinterlegt, statt bei jeder Änderung neu bedacht zu werden.
Weniger Rückfragen
Das Team sieht den aktuellen Plan jederzeit selbst.
Mehr Fairness und Transparenz
Stunden, Wochenenddienste und Wünsche werden nachvollziehbar verteilt.
Planung wird übertragbar
Auch eine Vertretung kann planen, weil das Wissen im System steckt.
Anwendungsbeispiele
Mögliche Einsatzszenarien – keine Kundenprojekte.
- Ein Malerbetrieb könnte Kolonnen per Drag-and-drop Baustellen zuweisen und jedem Team die Adresse und Notizen aufs Handy schicken.
- Ein Restaurant könnte Schichtwünsche digital sammeln und daraus einen Wochenplan mit Hinweisen auf Ruhezeiten erstellen.
- Ein Sicherheitsdienst könnte nur Personen mit gültiger Qualifikation für bestimmte Objekte einplanen lassen.
- Ein Reinigungsunternehmen könnte wiederkehrende Objekttermine automatisch planen und Ausfälle per Vertretungsvorschlag schließen.
- Typisch ist auch eine Lösung, die geplante und tatsächlich geleistete Stunden gegenüberstellt und für die Lohnabrechnung exportiert.
Kosten
Was kostet Einsatzplanung?
Eine individuelle Einsatz- oder Schichtplanung kalkulieren wir nach einem kostenlosen Erstgespräch. Grundlage sind deine Planungsregeln, die Zahl der Mitarbeitenden und die gewünschten Zusatzfunktionen. Du erhältst ein schriftliches Angebot mit klar definiertem Umfang. Alle Preise zzgl. gesetzlicher USt.; allgemeine Infos unter Preise.
Diese Faktoren beeinflussen den Preis
- Komplexität der Planungsregeln (Qualifikationen, Ruhezeiten, Schichtmodelle)
- Ob nur geplant oder auch Zeit erfasst und abgerechnet werden soll
- Mobile Funktionen für Mitarbeitende wie Wünsche, Tausch oder Berichte
- Anbindung an Lohnabrechnung, Kalender oder Auftragsverwaltung
- Zahl der Standorte, Teams und Benutzerrollen
Dauer
Wie lange dauert ein Projekt?
Eine schlanke Planungsansicht mit Abwesenheiten und mobiler Ansicht ist oft in einigen Wochen umsetzbar. Mit komplexen Regeln, Zeiterfassung und Schnittstellen zu Lohn- oder Auftragssystemen sind typischerweise zwei bis drei Monate realistisch. Ausschlaggebend sind die Zahl der Regeln, die Anbindungen und die Testphase mit echten Plänen.
- 1Anfrage & Erstgespräch
- 2Schriftliches Angebot
- 3Entwicklung in Etappen
- 4Test, Einweisung & Übergabe
FAQ
Häufige Fragen zu Einsatzplanung
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