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Axis Digital

Branche: Agenturen & Büros

Software für Agenturen und Büros

Ob Werbeagentur, Architektur- oder Ingenieurbüro: Projekte laufen parallel, Budgets sind knapp kalkuliert, und am Ende fragt sich jeder, wo die Stunden geblieben sind. Wir entwickeln Software, die Projektzeiten, Ressourcen und Kundenkommunikation zusammenbringt – ohne fünf Tools, die nicht miteinander reden.

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Kennst du das?

Typische Herausforderungen für Agenturen und Büros

  • Stunden werden nachträglich geschätzt

    Zeiten werden am Wochenende rekonstruiert, ungeplanter Aufwand fällt unter den Tisch.

  • Budgetüberschreitung erst am Ende sichtbar

    Ob ein Projekt im Rahmen ist, zeigt sich erst bei der Schlussrechnung.

  • Keine Übersicht über Auslastung

    Wer frei ist, wird per Rundfrage ermittelt, Engpässe werden zu spät erkannt.

  • Angebote jedes Mal von vorn

    Leistungen werden aus alten Angeboten kopiert, Preise und Formulierungen sind uneinheitlich.

  • Freigaben per Mail-Pingpong

    Entwürfe und Kommentare verteilen sich über viele Mails, Versionen geraten durcheinander.

Lösungsansätze

So kann Software dir den Alltag erleichtern

  • Projektzeiterfassung mit Budgetanzeige

    Zeiten werden auf Projekt und Tätigkeit gebucht, der Budgetverbrauch ist jederzeit sichtbar.

    Individuelle Software

  • Ressourcenplanung für das Team

    Auslastung nach Wochen und Projekten, mit Urlaub und Teilzeit – Engpässe werden früh erkannt.

    Einsatzplanung

  • Angebotsvorlagen und Leistungskatalog

    Wiederkehrende Leistungen sind hinterlegt, Angebote entstehen schnell und einheitlich.

    Software für KMU

  • Projektbezogene Dokumentenablage

    Dateien, Versionen und Protokolle sind je Projekt geordnet und schnell auffindbar.

    Webanwendungen & Portale

  • Kundenportal mit Freigaben

    Kunden sehen den Projektstand, kommentieren Entwürfe und geben sie nachvollziehbar frei.

    Webanwendungen & Portale

  • Automatisierte Routinen

    Projektordner, Erinnerungen und Statusmails werden automatisch angelegt und verschickt.

    Prozessautomatisierung

Projektzeiten und Budgets im Blick

In Agenturen und Planungsbüros ist die Zeit das wichtigste Gut – und gleichzeitig das, was am schlechtesten erfasst wird. Stunden werden am Freitag rekonstruiert, Korrekturschleifen verschwinden in internen Projekten, und dass ein Projekt das Budget überschritten hat, merkt man erst bei der Schlussrechnung.

Eine passende Projektzeiterfassung macht das Buchen leicht: Projekt und Leistungsphase oder Tätigkeit auswählen, Timer starten oder Dauer eintragen, fertig. Projektleitungen sehen jederzeit, wie viel vom Budget verbraucht ist, und können frühzeitig mit dem Kunden über Mehraufwand sprechen. Die Daten bilden zugleich die Grundlage für saubere Abrechnungen.

Gerade wenn ihr bereits Tools für Aufgaben, Dateiablage oder Buchhaltung nutzt, müssen die nicht ersetzt werden. Über Schnittstellen lassen sich viele Systeme verbinden, sofern sie das technisch erlauben – damit Daten nicht doppelt gepflegt werden.

Ressourcen planen, Angebote schneller schreiben

Wer hat nächste Woche noch Kapazität? Welches Projekt braucht mehr Leute, weil der Launch näher rückt? Eine Ressourcenplanung zeigt die Auslastung des Teams über Wochen und Projekte hinweg und hilft, Engpässe zu erkennen, bevor Überstunden zur Regel werden. Urlaube und Teilzeit werden dabei automatisch berücksichtigt.

Angebote entstehen in Agenturen und Büros aus wiederkehrenden Bausteinen: Konzeption, Gestaltung, Umsetzung, Projektmanagement oder Leistungsphasen. Mit Angebotsvorlagen und einem hinterlegten Leistungskatalog ist ein Angebot schneller erstellt – und die Kalkulation bleibt nachvollziehbar, wenn das Projekt später nachkalkuliert wird.

Auch Routineaufgaben lassen sich oft automatisieren: Projektordner anlegen, Kickoff-Termine vorbereiten, Kunden an fehlende Freigaben erinnern. Ideen dazu findest du unter Geschäftsprozesse automatisieren und bei unseren KI-Lösungen, etwa für das Zusammenfassen von Briefings.

Dokumente, Kundenportal und Einstiegskosten

Entwürfe, Pläne, Verträge, Protokolle: Dokumente sind der Kern vieler Projekte. Eine strukturierte Ablage pro Projekt mit klaren Versionen spart das Suchen in Mailanhängen. Ein Kundenportal ergänzt das um Freigaben: Kunden sehen den aktuellen Stand, geben Entwürfe frei oder kommentieren sie – nachvollziehbar und an einem Ort, datenschutzfreundlich konzipiert mit klaren Zugriffsrechten.

Du kannst klein anfangen, etwa mit einer schlanken Projektzeiterfassung oder einem Freigabeportal für einen Kundentyp. Ein solches klar abgegrenztes Werkzeug ist als Software Starter ab 399 € netto möglich. Eine neue Webseite für euer Büro gibt es ab 799 € netto – mit Projekten und Leistungen übersichtlich präsentiert.

Umfassendere Lösungen mit Zeit, Ressourcen, Angeboten und Portal kalkulieren wir individuell. Einen Eindruck, wie solche Oberflächen aussehen können, bekommst du in unserem Showroom.

FAQ

Häufige Fragen: Software für Agenturen und Büros

Wir nutzen schon mehrere Tools – müssen wir alles ersetzen?

Nein. Oft ist es sinnvoller, bestehende Tools für Aufgaben, Dateien oder Buchhaltung weiter zu nutzen und gezielt die Lücke zu schließen. Viele Systeme lassen sich über Schnittstellen verbinden, wenn sie das technisch erlauben. Wir prüfen gemeinsam, wo eine Verbindung möglich ist und wo eine eigene Lösung echten Mehrwert bringt.

Wie bekommen wir das Team dazu, Zeiten konsequent zu erfassen?

Der wichtigste Faktor ist, dass das Buchen schnell geht und keinen Umweg erfordert. Wir gestalten die Erfassung so, dass sie in wenigen Sekunden erledigt ist, zum Beispiel per Timer oder Wochenansicht. Hilfreich sind auch Erinnerungen bei fehlenden Einträgen. Wenn das Team sieht, dass die Daten für bessere Planung genutzt werden, steigt die Akzeptanz meist deutlich.

Kann ein Kundenportal auch große Dateien wie Pläne oder Videos verwalten?

Grundsätzlich ja, das ist vor allem eine Frage des Speicherplatzes und Hostings. Wir besprechen mit dir, welche Dateigrößen und -mengen anfallen, und wählen eine passende technische Lösung. Alternativ kann ein bestehender Cloud-Speicher angebunden werden, sofern er eine Schnittstelle bietet. Zugriffsrechte stellen sicher, dass jeder Kunde nur seine Projekte sieht.

Was kostet eine Projektzeiterfassung für unser Büro?

Eine schlanke, klar abgegrenzte Zeiterfassung kann im Rahmen des Software Starter ab 399 € netto umgesetzt werden. Sollen Budgets, Ressourcenplanung oder Abrechnung dazukommen, kalkulieren wir individuell. Die Kosten hängen vor allem vom Funktionsumfang und den Schnittstellen ab. Details findest du auf unserer Preisseite und im Ratgeber zu den Kosten individueller Softwareentwicklung.

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