Automatisierung
Geschäftsprozesse automatisieren – weniger Routine, mehr Zeit
Jeden Tag dieselben Daten kopieren, Dateien umbenennen, Erinnerungen schreiben? Solche Aufgaben kann Software übernehmen. Wir automatisieren wiederkehrende Abläufe in deinem Unternehmen – vom kleinen Helfer für einen einzelnen Handgriff bis zur Verknüpfung mehrerer Systeme.
Typische Herausforderungen
Welche Probleme wir damit lösen
- 1
Copy-and-paste zwischen Programmen
Daten werden von einem System ins andere übertragen – zeitraubend und fehleranfällig.
- 2
Vergessene Schritte
Erinnerungen, Freigaben oder Folgeaufgaben hängen davon ab, dass jemand daran denkt.
- 3
Manuelle Berichte
Zahlen werden regelmäßig aus mehreren Quellen zusammengetragen und formatiert.
- 4
Dokumente von Hand erstellen
Angebote, Bestätigungen oder Protokolle werden immer wieder aus Vorlagen zusammengebaut.
- 5
Unklare Zuständigkeiten
Anfragen landen in einem Sammelpostfach und niemand fühlt sich verantwortlich.
Welche Abläufe sich gut automatisieren lassen
Gut geeignet sind Aufgaben, die regelmäßig vorkommen, immer nach demselben Muster ablaufen und auf klaren Regeln beruhen. Typisch sind etwa: Daten aus einem Formular in eine Liste oder ein CRM übertragen, aus Auftragsdaten ein Dokument erzeugen, Rechnungen nach Eingang in den richtigen Ordner ablegen, Kunden automatisch an Termine erinnern oder einen wöchentlichen Bericht zusammenstellen.
Weniger geeignet sind Abläufe, bei denen jedes Mal neu abgewogen werden muss oder die sich ständig ändern. Hier kann Automatisierung trotzdem helfen, indem sie Vorarbeit leistet – die Entscheidung bleibt dann beim Menschen. Wie du passende Kandidaten in deinem Betrieb erkennst, beschreibt der Ratgeber Arbeitsabläufe automatisieren.
Von der Idee zur laufenden Automatisierung
Wir beginnen damit, den Ablauf genau zu verstehen: Was löst ihn aus, welche Schritte folgen, welche Ausnahmen gibt es? Oft reicht es, den Vorgang einmal gemeinsam am Bildschirm durchzugehen. Danach beschreiben wir, was automatisiert wird und wo bewusst ein Mensch prüft oder freigibt.
Für die Umsetzung nutzen wir je nach Fall eigene kleine Programme, vorhandene Funktionen deiner Software oder etablierte Automatisierungsplattformen. Entscheidend ist, dass die Lösung zuverlässig läuft und nachvollziehbar bleibt. Deshalb bauen wir Fehlerbenachrichtigungen ein: Wenn etwas nicht wie erwartet funktioniert, erfährst du es, statt dass Daten still verloren gehen.
Häufig ist eine Automatisierung auch der Einstieg in mehr. Wenn sich zeigt, dass ein Ablauf eigentlich ein eigenes Werkzeug braucht, kann daraus eine individuelle Software werden.
Klein anfangen lohnt sich
Die größte Wirkung haben oft unscheinbare Automatisierungen: zehn Minuten am Tag, die jemand mit Kopieren verbringt, sind über das Jahr eine beachtliche Summe. Deshalb lohnt es sich, mit einer einzelnen, klar definierten Automatisierung zu starten, die schnell Nutzen bringt.
Viele Abläufe hängen an mehreren Programmen. Dann ist eine Verbindung über API-Schnittstellen nötig. Und wo unstrukturierte Inhalte wie E-Mails oder Belege im Spiel sind, können KI-Lösungen eine sinnvolle Ergänzung sein.
Möglichkeiten
Welche Funktionen möglich sind
Du entscheidest, was du brauchst. Diese Bausteine sind typisch – kombinierbar und erweiterbar.
Datenübertragung zwischen Systemen
Formulare, Tabellen, CRM und andere Programme automatisch abgleichen.
Dokumentenerstellung
PDFs wie Angebote, Bestätigungen oder Berichte aus Daten erzeugen.
Automatische Benachrichtigungen
E-Mails oder Nachrichten bei bestimmten Ereignissen versenden.
Regelbasierte Zuweisung
Anfragen je nach Inhalt oder Herkunft der richtigen Person zuordnen.
Freigabeprozesse
Mehrstufige Freigaben mit klarer Nachverfolgung.
Geplante Aufgaben
Regelmäßige Berichte, Exporte oder Prüfungen zu festen Zeiten.
Dateiablage
Eingehende Dateien automatisch benennen und richtig ablegen.
Fehlerüberwachung
Hinweis, wenn eine Automatisierung nicht wie vorgesehen läuft.
Vorteile
Was dein Unternehmen davon hat
Mehr Zeit für das Wesentliche
Routinearbeit läuft im Hintergrund, dein Team kümmert sich um Kunden und Aufträge.
Weniger Fehler
Automatisch übertragene Daten haben keine Tippfehler.
Verlässliche Abläufe
Schritte werden nicht mehr vergessen – auch nicht im Urlaub.
Schneller Nutzen
Schon eine kleine Automatisierung kann im Alltag spürbar entlasten.
Anwendungsbeispiele
Mögliche Einsatzszenarien – keine Kundenprojekte.
- Ein Handwerksbetrieb könnte Anfragen aus dem Webformular automatisch im CRM anlegen und den Kunden eine Eingangsbestätigung schicken.
- Ein Dienstleister könnte jeden Monat automatisch einen Bericht über offene Aufträge per E-Mail an die Geschäftsführung senden.
- Ein Händler könnte eingehende Lieferantenrechnungen aus dem Postfach automatisch benennen und in die richtige Ablage verschieben.
- Eine Agentur könnte nach Projektabschluss automatisch eine Feedbackanfrage und eine Rechnungserinnerung auslösen.
- Typisch ist auch ein automatischer Abgleich zwischen Onlineshop-Bestellungen und einer Versandliste.
Kosten
Was kostet Prozessautomatisierung?
ab 399 €netto zzgl. USt.
Eine einzelne, klar definierte Automatisierung ist im Paket Software Starter ab 399 € (zzgl. gesetzlicher USt.) möglich – zum Beispiel die automatische Übertragung von Formularanfragen in eine Liste mit Benachrichtigung oder die Erzeugung eines Dokuments aus vorhandenen Daten. Umfangreichere Automatisierungen über mehrere Systeme kalkulieren wir nach einem kostenlosen Erstgespräch individuell. Mehr unter Preise.
Diese Faktoren beeinflussen den Preis
- Anzahl der beteiligten Programme und Schnittstellen
- Zahl der Schritte, Regeln und Ausnahmen im Ablauf
- Ob Freigaben oder menschliche Prüfungen eingebaut werden
- Laufende Kosten eingesetzter Plattformen oder Dienste
- Anforderungen an Protokollierung und Fehlerbehandlung
Dauer
Wie lange dauert ein Projekt?
Eine einzelne, klar umrissene Automatisierung ist oft innerhalb weniger Tage bis zwei Wochen eingerichtet. Abläufe mit mehreren Systemen, Freigaben und Sonderfällen brauchen typischerweise einige Wochen. Die Dauer hängt vor allem davon ab, wie gut die beteiligten Programme per Schnittstelle erreichbar sind und wie viele Ausnahmen berücksichtigt werden müssen.
- 1Anfrage & Erstgespräch
- 2Schriftliches Angebot
- 3Entwicklung in Etappen
- 4Test, Einweisung & Übergabe
FAQ
Häufige Fragen zu Prozessautomatisierung
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